3.4.2017

Paperit

KonMari lähtee siitä oletuksesta, että kutakuinkin mitään papereita ei tarvitse säilyttää. Samaa sanoo Mira Ahjoniemi teoksessaan Loistava järjestys. Kaunis ajatus, mutta mahtaako se olla noin? Tiedostan sen, että periaatteessa riittää, kun säilyttää esim. koulu- ja työtodistukset sekä esim. verottajan vaatimat verotukseen liittyvät kuitit (6 vuotta). Siitä huolimatta minulla on papereita vieläkin jäljellä muutamien kansioiden verran. En ole niitä vielä varsinaisesti marittanut, mutta tilanne ei ole kovin paha, koska siitä ei ole kauankaan, kun karsin niitä rankalla kädellä. Silloin en tosin tiennyt vielä KonMarista mitään. Jos ne nyt kävisi uudestaan läpi, niistä varmasti lähtisi suurin osa. Jotkut ovat minulle edelleen hieman epäselviä, että pitääkö niitä säilyttää, ja jos pitää, niin miksi (esim. verotuspäätökset, veroilmoitukset ym.) Näiden säilytysajoista yksityishenkilön osalta ei tahdo löytyä mistään tietoa. Yhdistyksille ja yrityksille löytyy kyllä ohjeistusta, kun jaksaa vähän kaivella.

Olen sentään oppinut, että monet paperit joutavat paperinkeräykseen sen ansiosta, että samat asiat löytyvät digitaalisessa muodossa jostakin. Tästä aiheesta oli hyvin tietoa Ahjoniemen kirjassa. Esim. vakuutus- ja pankkiasioihini liittyvät asiakirjat löytyvät verkkopankistani, joten papereita on turha säilyttää.

Papereiden säilytyksestä

Olen todennut käytännössä, että ehdottomasti käytännöllisin - ja parhaiten kurissa pysyvä - tapa säilyttää papereita on (hyvinkin maritushenkisesti) pystysäilytys. Tätä tarkoitusta varten minulla on pahvisia lehtikoteloita. KonMari neuvoo laittamaan ajankohtaisten, keskeneräisten asioiden paperit yhteen koteloon odottamaan toimenpiteitä. Tämä tuntui kätevältä, joten perustin "vaatii toimenpiteitä" -nimisen kotelon. Paperit oleskelevat siellä vain väliaikaisesti, eli ne päätyvät sieltä toimenpiteiden jälkeen todennäköisimmin paperiroskikseen tai lähetettäväksi jonnekin.

Säilytettävät, silppuria odottavat sekä "vaatii toimenpiteitä" -paperit omissa koteloissaan.
Lisäksi tarvitsen säilytettävät-kotelon - mutta se ei ole papereiden loppusijoituspaikka, vaan sellainen, mihin saa helposti laitettua paperin pois käsistä. Jos paperi pitäisi saman tien alkaa rei'ittämään ja sijoittamaan oikealle paikalle mapissa, jää paperi todennäköisemmin lojumaan pöydälle. Siksi tarvitaan tällainen "nakkaa paperisi nyt ensi alkuun tähän" -tyyppinen kotelo. Sitä voi sitten paremmalla ajalla käydä läpi ja laittaa paperit siistimmin mappiin.

Huomasin taannoin paperivarastoja penkoessani, että ongelmia tuottavat esim. sellaiset paperit, joita ei viitsi heittää tuosta vaan paperinkeräykseen. Pidän tärkeänä, että esim. henkilötunnuksia sisältävät paperit hävitetään tietoturvallisesti. Minulla on siihen tarkoitukseen pieni kätevä Lidlistä ostettu paperisilppuri, mutta ei sitä tule kaivettua esille ja laitettua päälle joka kerta, kun sitä sattuisi yksittäiselle paperille tarvitsemaan. Niinpä näitä papereita tahtoo kertyä läjäksi vaan jonnekin. Siispä perustin kaappiin "silppuri"-nimisen paperikotelon, johon näitä papereita voi kerätä, ja sitten vaikkapa pari kertaa vuodessa työntää sen sisällön silppurin läpi.

Paperit eivät ole kaunista katseltavaa, joten haluan ne pois näkvyiltä. Sitä varten minulla on Ikean Expedit (nykynimeltään Kallax) -hyllykkö, jonka kaappiovien taakse mapit kätkeytyvät kätevästi. Koska mappeja ja paperikoteloita on nykyisin aika vähän, ja vähenee koko ajan, on suurin osa kaapeista tämänkin kalusteen kaapeista muussa käytössä tai jopa tyhjillään.


Yrittäjä hukkuu papereihin... vai tarvitseeko niin olla?

Olen yrittäjä, ja työpaikkani on oma kotini. Minulla on siis hyllyssä mappeja, jotka sisältävät niitä yrityksen papereita, mitä laki velvoittaa minua säilyttämään tietyn ajan. Lähinnä kirjanpitoaineistoa. Olen kodin järjestelyyn keskittyneitä some-ryhmiä seuratessani törmännyt muutamia kertoja  siihen, että yrittäjät tuskastelevat pakollisten säilytettävien papereiden kanssa.

Mutta yrittäjäkin voi siirtyä digiaikaan. Vuoden 2016 alussa voimaan tullut uusi kirjanpitolaki mahdollistaa sen, että mitään ei tarvitse säilyttää paperimuodossa. Minä havahduin tähän tosiasiaan vuoden 2017 alussa ja päätin, että tästedes säilytän kirjanpitoa ainoastaan sähköisenä. Hyvästit siis tositekansioille! Aiempina vuosina tilikauden päätteeksi tulostin kaikki tositteet paperille (koska ne ovat lähtökohtaisesti olleet digimuodossa, esim. E-laskut). Nyt teen toisinpäin: ne vähäiset tositteet, mitä vielä kertyy paperimuodossa (kassakuitit), laitan skanneriin, ja sen jälkeen paperiversiot joutavat roskiin. Skannaaminen voi olla liian työlästä sellaiselle yritykselle, jolle paperikuitteja kertyy valtavat määrät, mutta onneksi minun yritykseni ei ole sen tyyppinen.


1 kommentti:

  1. Yhdellä googlauksella selviää: "Kuitit ja tositteet tulee säilyttää kuusi vuotta verovuoden päättymisen jälkeen, eli niin kauan kun verotusta voidaan oikaista. Esimerkiksi vuoden 2014 tuloverotukseen liittyvät tositteet pitää säilyttää vuoden 2020 loppuun asti."

    Itse säilytän veropapereita siinä suuressa kirjekuoressa, jossa paperit tulevatkin. Näin löydän heti (vähien) papereiden joukosta veropaperit, koska vain ne ovat verohallinnon kirjekuoressa. Uuden verotuspäätöksen tullessa otan kuoresta vanhimman vuoden ja heitän pois. Tarpeen vaatiessa vaihdan verokirjekuoren siihen, joka tuli postissa.

    Koskaan en ole mapittanut virallisia papereita, niihinhän tulisi epäsiistejä reikiä. Mitään muutakaan mapitettavaa paperia ei enää ole.

    VastaaPoista